Pět faktorů pro řízení změny

Implementace strategie je vždy velkou výzvou. V naprosté většině případů strategické dokumenty nenaplní stanovené cíle (ve více jak 85 % případů). Nejen města a obce mají tendenci spíše investovat svou omezenou kapacitu a pozornost do témat, které občané vidí a cítí napřímo, než se zabývat dlouhodobými strategickými cíli.

Velmi brzy se tak ze strategie stane neaktuální, ryze formální dokument. Abychom tomu předešli, definovali jsme si pět faktorů, které jsou důležité pro řízení změny a tvoří základ funkční implementace. Tyto faktory je možné využít pro i řízení velkých či komplexních projektů:

1. angažované vedení, 
2. jasné cíle a aktivity, 
3. řízení a koordinace, 
4. dovednosti řízení změn,
5. přesvědčivá komunikace. 

Angažované vedení

Intenzivní a pravidelné zapojení nejvyššího vedení města je nejdůležitějším faktorem úspěchu. Podpora na nejvyšších místech umožní zásadním způsobem překonat často neefektivní zvyklosti a překážky, jež se v implementacích nevyhnutelně objevují. Reformní snahy budou mít větší šanci na úspěch, pokud za nimi budou stát lídři, kteří jsou připraveni investovat dostatek energie, času, zdrojů a osobního politického kapitálu a kteří za výsledky převezmou osobní odpovědnost. Zároveň musí být schopni svou autoritou dohlížet, aby zůstal důraz na stanovených cílech, a to i když každodenní realita přináší potenciální nové priority.

Jasné cíle a aktivity

V průběhu implementace se nevyhnutelně vyskytují potíže. Snaha splnit příliš velký počet cílů rozmělňuje pozornost a může vést ke zpomalení implementace ve všech oblastech. Proto bude v průběhu řízení strategie docházet k prioritizaci naplňování cílů a projektů. Pro výběr priorit bude zohledňován poměr mezi přínosem (užitkem) a náročností realizace. I když je stanovení priorit důležité, může se také stát překážkou v pokroku, pokud je jejich analýze věnováno příliš mnoho času. Ukazuje se, že pro udržení dynamiky změny je důležitý relativně rychlý přechod k realizaci a je potřeba výchozí priority pravidelně revidovat. 

Pro udržení pozornosti je důležité výchozí cíle sledovat prostřednictvím klíčových ukazatelů výkonnosti. Pro jejich dosažení budou jasně naplánované konkrétní milníky a za ně odpovědné osoby.

Řízení a koordinace

Implementace strategie vyžaduje rychlé, ale stabilní tempo, plošší hierarchii s úzkou spoluprací mezi jednotlivými odděleními a pozicemi a flexibilitu při řešení problémů. Řízení strategie bude mít na starosti projektový tým, který centrálně sleduje a koordinuje proces realizace. Tento tým se podílí na přípravě plánů, pomáhá vedení stanovovat priority, důsledně sleduje cíle a informuje o dosažených výsledcích. Zároveň napomáhá rychle a účinně odstraňovat překážky zapojením vedení či využitím interních či externích odborníků.

Dovednosti řízení změn

Úspěšná realizace strategie bude vyžadovat i další schopnosti specificky související s řízením změn. Nejen odpovědní pracovníci se musí neustále vzdělávat  manažerských dovednostech, a to zejména v oblasti projektového řízení, komunikace, řízení změn, přesvědčování a vyjednávání, dávání příkladu ostatním a poskytování zpětné vazby. Pozornost musí být zaměřena i na analýzy nedostatků týkajících se konkrétních technických dovedností (vč. digitálních dovedností) a zajištění kvalifikace všech, od nichž se očekává zapojení do realizace projektů. 

Přesvědčivá komunikace

Zásadní téma úspěšné implementace je dobře naplánovaná, důkladná a skutečně oboustranná komunikace se všemi zasaženými stranami (zejména uvnitř úřadu). Ideální je budování přesvědčivého a věrohodného „příběhu změny“, který racionálně i pocitově inspiruje ty, od nichž se změny žádají. Komunikace je účinná, pokud je viditelná, dobře organizovaná a soustavná v průběhu realizace strategie. Zároveň by měla zahrnovat dobře vyvážený mix strategických cílů, dosahovaných výsledků i inspirativních konkrétních projektů.