Mindset pro éru AI: Jak vést svůj úřad vstříc budoucnosti

Nejtěžší není naučit se používat nové nástroje, ale změnit způsob, jakým o své práci přemýšlíme. Uvědomit si, že práce úředníka může vypadat úplně jinak než dnes – může být efektivnější, smysluplnější a zaměřená na to, v čem jsou lidé nenahraditelní.

V předchozích článcích jsme probrali právní rámec AI a technickou připravenost. Dnes se podíváme na to nejdůležitější – jak připravit sebe a svůj tým na éru, ve které může být umělá inteligence běžným pomocníkem v našich životech.

Jak se mění veřejná správa ve světě?

Trend je jasný – rutinní administrativa, která dnes zabírá až 40 % času úředníků, se postupně automatizuje. V Amsterdamu už AI asistenti pomáhají se zpracováním standardní dokumentace, což uvolnilo úředníkům ruce pro osobní komunikaci s občany. V Helsinkách zase využívají AI pro analýzu dat a přípravu podkladů pro rozhodování, díky čemuž se úředníci mohou více věnovat strategickému plánování rozvoje města.

Tento posun už postupně začíná i u nás. Představte si obec, jejíž AI asistent zpracovává rutinní administrativu za poloviční čas a s výrazně nižší chybovostí. Nejde o nahrazení lidí, ale o to, aby se mohli soustředit na práci, kde je lidský úsudek, empatie a komplexní pochopení situace nenahraditelné.

Strategie jako základ změny

Úspěšná transformace začíná jasnou strategií. Nejde o složitý dokument – stačí 2–3 stránky, které jasně definují:

• kam směřujeme a proč,
• jaké konkrétní kroky podnikneme,
• kdo je za co zodpovědný,
• jak poznáme, že se nám daří.

Strategie digitální transformace může být i kratší, ale důležité, aby ji všichni pracovníci úřadu znali, rozuměli ji a hlavně – věřili jí. To je základ pro změnu mindsetu celého úřadu.

Jak získat lidi pro změnu

Klíčem k úspěšné transformaci je otevřená komunikace a aktivní zapojení zaměstnanců. Nejde jen o to oznámit, že se zavádí nový nástroj – důležité je vysvětlit, proč se to děje a co konkrétně to přinese. Lze využít například tzv. „digitálních tandemů“, kdy zkušený úředník pracuje společně s technicky zdatným juniorem. Seniorní pracovník přináší znalost procesů a kontextu, junior technickou zdatnost a otevřenost novým postupům.

Tipy pro zapojení týmu:

• vytvořte pozici „AI ambasadora“ na každém odboru,
• dejte prostor pro zpětnou vazbu a návrhy zlepšení,
• začněte s dobrovolníky a postupně zapojujte ostatní.

Praktické kroky k transformaci

Úspěšná implementace AI vyžaduje rovnováhu mezi rychlými výsledky a dlouhodobou vizí. Dobrým příkladem může být spuštění chatbota. Tedy začít s automatickými odpověďmi například na pět nejčastějších dotazů. Tento postup přinese rychlé výsledky a motivaci pokračovat. Zároveň by se ale mělo pracovat na dlouhodobém plánu – jak propojit chatbota s dalšími systémy, jak rozšířit jeho znalosti, jak vyškolit více lidí na jeho správu.

Postup pro vyvážený rozvoj:

1. identifikujte quick wins (co lze zlepšit hned),
2. stanovte střednědobé cíle (6–12 měsíců),
3. definujte dlouhodobou vizi (2–5 let).

Co funguje a co ne

Zkušenosti ukazují, že nefunguje nařizování změn shora bez diskuse ani očekávání okamžitých revolucí. Naopak, osvědčuje se postupná transformace založená na konkrétních příkladech úspěchu. Když lidé vidí, že kolega z vedlejšího oddělení ušetří hodinu denně díky AI asistentovi při přípravě podkladů, sami se začnou zajímat.

Základní principy úspěchu:

• začněte s jednoduchou agendou, kde je výsledek rychle vidět,
• nechte lidi sdílet zkušenosti mezi sebou,
• poskytněte dostatek času na adaptaci,
• oceňujte i malé kroky vpřed.

Závěr

Úřad připravený na budoucnost není ten s nejmodernějšími technologiemi, ale ten, jehož lidé jsou připraveni a motivováni se neustále učit. AI je nástroj – jak dobře bude sloužit, záleží především na tom, jak ho dokážeme používat. A to začíná správným nastavením mysli vedoucích pracovníků i jejich týmů.

Potřebujete pomoct s transformací vašeho úřadu? V AQE advisors máme zkušenosti s vedením změnových projektů ve veřejné správě. Pomůžeme vám připravit a realizovat strategii změny šitou na míru vašim potřebám.

Ivana Böhmová

_{Foto: geralt, Pixabay}