Personální audit. Postrach úřadů nebo klíč k efektivitě a úsporám?

Vždy, když se vedení úřadu rozhodne pro realizaci personálního a procesního auditu, víme, že se setkáme s mnoha výzvami. První z nich je frustrace zaměstnanců z propouštění.

Druhou je nežádoucí „šťourání“ do jejich zavedených pracovních návyků (přijde se na to, že naše nepsaná norma není správná) a třetí je strach ze samotného procesu realizace auditu (co se po mě bude chtít, na co se mě budou ptát, co budu muset dělat). 

Všechny tyto výzvy jsou svým způsobem oprávněné, nicméně když vím, že svou agendu vykonávám správně, nedělám v týmu zbytečné dusno a snažím se být ostatním kolegům pomocníkem a oporou, nebudu pravděpodobně terčem žádných výrazných změn. 

S čím se jakou auditoři ve veřejné správě setkáváme nejčastěji?

1. Rušení pozic

Důkladný a procesně personální audit většinou odhalí, že počet pozic na danou agendu je nadbytečný. S tím, jak administrace agend narůstá, nabírají se noví a noví zaměstnanci. Současná digitalizace a implementace umělé inteligence do prostředí veřejné správy však přináší výrazné úspory, které audit odhaluje. Šikovní zaměstnanci se digitalizace a AI nebojí, aktivně ji využívají a rutinní činnosti jsou nahrazovány roboty a procesy jsou automatizovány. 

2. Odhalení neefektivity

Hloubková analýza pomocí snímkování pracovní doby a procesních auditů často ukáže, že pracovní zatížení je nerovnoměrné a velká část pracovní doby je věnována málo přínosným, rutinním nebo duplicitním činnostem. V návaznosti na délku auditu je málo efektivní činnost odhalena téměř okamžitě. 

3. Změna zavedených pořádků

Zaměstnanci se obávají zavádění nových digitálních nástrojů, umělé inteligence a striktních pravidel pro kontrolu výkonu. Chtějí si udržet individuální autonomii, i když stávající systém nefunguje optimálně. Management změn tak hraje stěžejní roli ve fázi implementace auditních doporučení. 

Skutečný přínos auditu je klíč k moderní správě

Navzdory prvotním obavám je personální audit ve skutečnosti strategickým dokumentem, který by měla vítat jak politická reprezentace, tak i zodpovědní úředníci.

Hlavním a měřitelným přínosem je potenciál snížení provozních nákladů. Audit jednoznačně ukáže, kde dochází k nehospodárnému nakládání s rozpočtem. Audit dokáže odhalit místa, kde je agenda zvládnutelná méně zaměstnanci nebo kde lze agendy sloučit (např. kontrolní a provozní činnost). Realizací doporučených změn, jako je rušení duplicitních míst a přerozdělení agend, lze dosáhnout roční úspory v řádech milionů korun.

I přes počáteční konflikty audit pomáhá v dlouhodobém horizontu stabilizovat pracovní klima a zvyšuje loajalitu zaměstnanců. Z naší praxe víme, že se mnoho úřadů potýká s konflikty zaměstnanců na pracovišti, které jsou výsledkem nedostatečného manažerského vedení, nerovnoměrným rozložením agend, nedostatečnou komunikací, chybějícími poradami nebo nesprávně nastavenými komunikačními toky. Výsledkem je pak to, že se tzv. “silní” zaměstnanci staví do role vedení úřadů. Takové situace pak přináší stres, frustraci a špatnou týmovou náladu. 

Uvolněné prostředky nemusí jít jen do rozpočtu města, ale mohou být efektivně využity na financování digitalizace, potřebné vzdělávání zaměstnanců, modernizaci IT infrastruktury nebo na práci s mentory při odhalení komunikačních nedostatků v týmech, supervizi vedoucích odborů a oddělení, případně na teambuilding, který je jedním z velmi funkčních nástrojů pro řešení konfliktů. 

Závěr

Personální audit není trestem, ale je prostředkem k vytvoření moderní, efektivní a transparentní organizace veřejné správy. Definuje úkoly a priority pro správné a efektivní fungování úřadu, práci se zaměstnanci a otevírá prostor pro rozvoj, nejen pro udržení provozu bez strategického řízení. 

Lucie Kratochvílová, AQE academy