Politiku rozvoje schvaluje zastupitelstvo, dotáhnout ji ale musí úřad. Dobrá rozhodnutí se nejčastěji ztrácejí cestou od starosty k tajemníkovi. Kde spolu tihle dva táhnou jako tým, má město šanci, že jeho priority přežijí první rozpočet i příští volby.
Dvě role potřebují jednu domluvu
Starosta a tajemník mají každý jinou práci, a to je dobře. Starosta odpovídá za směr. Spolu s radou rozhoduje, kam město půjde, co je pro ně nejdůležitější a čeho se kvůli tomu vzdá. Tajemník odpovídá za to, aby úřad dokázal tento směr unést. Vede lidi, hlídá kapacity a postupy a stará se o to, aby se rozhodnutí rady proměnila v práci konkrétních odborů.
Potíže obvykle vznikají na hraně mezi nimi. Za léta práce s městy jsem to viděl mnohokrát. Starosta slíbí na zastupitelstvu nový projekt a tajemník se o něm dozví z novin. Jindy úřad měsíce připravuje koncepci, o kterou vedení mezitím ztratilo zájem. Z naší praxe víme, že v takových městech pracují schopní lidé. Chybí jim jen domluva, kdo co dělá a kdy si co předá. Každý dělá svou práci dobře, a přesto se nic nepohne.
Tajemník potvrzuje, co úřad unese
Každá priorita potřebuje lidi. Kdo ji povede, kolik úvazků si vyžádá a odkud se lidé vezmou. Tady je tajemník nezastupitelný. Ke každé prioritě by měl vzniknout personální plán, který tajemník potvrdí v mezích počtu míst, jaký stanovila rada. Když plán ukáže, že úřad prioritu neunese, je to cenná informace, a ne překážka. Buď se priorita zúží, nebo rada rozhodne o posílení.
Tajemník také ví, jak dlouho věci trvají. Nábor nového odborníka do úřadu zabere čtyři až osm měsíců. Starosta, který slibuje výsledek do roka, s tím musí počítat od prvního dne. Rozhovor o kapacitách proto patří na začátek, a ne na konec. Je to nejlevnější způsob, jak předejít slibům, které úřad nemůže splnit.
Kontrola s důsledky vede přes tajemníka
Ve většině měst se plnění strategie jednou ročně sepíše do zprávy, kterou zastupitelstvo vezme na vědomí. Tím to obvykle končí. Lépe funguje jednoduché pravidlo. Každý sledovaný ukazatel má stanovenou hranici. Když ji překročí, zařadí tajemník věc povinně na nejbližší schůzi rady. Zápis z rady pak musí obsahovat rozhodnutí, tedy pokračovat, upravit, nebo ukončit.
Proč právě tajemník? Protože stojí mimo politický souboj a zároveň vidí do celého úřadu. Starosta, který by měl sám hlásit potíže své priority, je v nepohodlné pozici. Pro tajemníka je to běžná součást práce. Sledování plnění se tím mění z tabulky v rozhodnutí.
Tajemník hlídá, aby priority přežily volby
Vedení přichází a odchází, úřad zůstává. Právě proto může tajemník ohlídat, aby rozjeté věci nezanikly s koncem volebního období jen proto, že si na ně nikdo nevzpomněl. Pomáhají k tomu dva nástroje. V předvolebním roce zpracuje úřad zprávu o plnění priorit a tajemník ji podepíše. Obsahuje jen data a žádné hodnotící věty, aby ji žádná strana nemohla použít v kampani. A před volbami vznikne dvoustránkový předávací list o tom, co platí, co běží, co je rozjednané a kde jsou peníze. Stejný list dostanou všechny kandidující strany.
Nové vedení pak začíná z pevného bodu. Samo se rozhodne, co převezme a co změní, ale rozhoduje podle faktů, a ne podle dojmů z kampaně.
Tři dohody mezi starostou a tajemníkem
Doporučujeme, aby si starosta a tajemník na začátku mandátu sedli a domluvili se na třech věcech.
- Kdo co slibuje. Starosta oznámí nový záměr veřejně teprve tehdy, když tajemník potvrdí, že na něj úřad má lidi, nebo ví, jak je získá.
- Kdy se rozhoduje. Při překročení prahu jde bod automaticky na radu a rada vždy rozhodne, nejen vezme na vědomí.
- Jak se předává. Zprávu o plnění i předávací list vede úřad průběžně, aby je před volbami nesestavoval narychlo. Předání je pak samozřejmost, a ne mimořádný úkon.
Newsletter