Ochrana osobních údajů (GDPR)

Zásady zpracování osobních údajů společnosti AQE advisors, a.s.

Účinnost od: 9. 10. 2026

1. Úvod

Společnost AQE advisors, a.s. (dále také „AQE“, „my“ nebo „správce“) respektuje soukromí každého, s kým přichází do styku. V tomto dokumentu vysvětlujeme, jaké osobní údaje zpracováváme, proč, na jakém právním základě, jak dlouho je uchováváme, komu je předáváme a jaká máte práva. Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Tyto zásady se vztahují na zpracování osobních údajů návštěvníků webu www.AQE.cz, osob, které nás kontaktují, odběratelů našich newsletterů, klientů a jejich zástupců, dodavatelů, účastníků vzdělávacích akcí a uchazečů o zaměstnání.

2. Správce osobních údajů a kontakt

Správcem osobních údajů je společnost AQE advisors, a.s., IČO 26954770, se sídlem třída Kpt. Jaroše 1944/31, 602 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka 4997.

Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat:

e-mailem: info@AQE.cz
písemně na adrese sídla: AQE advisors, a.s., třída Kpt. Jaroše 1944/31, 602 00 Brno
datovou schránkou: 8gkcu67

Poskytujete-li osobní údaje v souvislosti se službami jiné společnosti skupiny AQE (např. vzdělávací kurzy AQE academy, s.r.o., právní služby AQE legal, s.r.o., datové služby Obce v datech, s.r.o.), je správcem těchto údajů příslušná společnost. Společnosti skupiny AQE sdílejí společné technické a administrativní zázemí a při zpracování postupují podle shodných zásad; svá práva můžete uplatnit u kterékoli z nich prostřednictvím výše uvedených kontaktů.

3. Zásady, kterými se řídíme

zpracováváme pouze údaje, které skutečně potřebujeme, a pouze pro stanovené účely (minimalizace a účelové omezení),
údaje uchováváme jen po nezbytnou dobu,
údaje chráníme přiměřenými technickými a organizačními opatřeními,
o zpracování vás transparentně informujeme a umožňujeme vám uplatnit vaše práva,
neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky pro vás.

4. Jaké údaje zpracováváme, proč a jak dlouho

Následující přehled popisuje jednotlivé situace, ve kterých zpracováváme osobní údaje.

a) Návštěvníci webu

Při návštěvě webu zpracováváme technické údaje nezbytné pro jeho zobrazení a zabezpečení: IP adresu, datum a čas přístupu, navštívené stránky, typ prohlížeče a operačního systému a adresu odkazující stránky. Tyto údaje se ukládají v logech webového serveru.

Účel: zajištění provozu a bezpečnosti webu, odhalování útoků a chyb. Právní základ: oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba uchování: nejdéle 12 měsíců.

Se souhlasem uděleným prostřednictvím cookie lišty zpracováváme také údaje o používání webu pomocí nástroje Google Analytics 4 pro statistické účely. Podrobnosti naleznete v dokumentu Pravidla používání cookies.

b) Osoby, které nás kontaktují (kontaktní formulář, e-mail, telefon)

Pokud nám napíšete prostřednictvím kontaktního formuláře nebo jiným způsobem, zpracováváme jméno a příjmení, e-mailovou adresu, název organizace, oblast dotazu a obsah zprávy, případně telefonní číslo.

Účel: vyřízení vašeho dotazu nebo poptávky a související komunikace. Právní základ: jednání o uzavření smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) nebo oprávněný zájem správce na vyřízení dotazu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba uchování: po dobu vyřizování dotazu a následně 24 měsíců od poslední komunikace; dojde-li k uzavření smlouvy, dále podle písm. d).

c) Odběratelé newsletterů

Vydáváme odborný newsletter AQE a newsletter Dotační čmuchal s novinkami z oblasti dotací EU. K odběru zpracováváme e-mailovou adresu, případně jméno, příjmení a organizaci, a dále údaje o doručení a otevření zpráv (statistiky rozesílky).

Účel: zasílání odborných informací, novinek a pozvánek na akce AQE. Právní základ: váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), který udělujete přihlášením k odběru. Našim stávajícím klientům a obchodním partnerům můžeme zasílat obchodní sdělení týkající se obdobných služeb také na základě oprávněného zájmu v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Doba uchování: do odvolání souhlasu, resp. do vyslovení nesouhlasu se zasíláním. Z odběru se můžete kdykoli odhlásit kliknutím na odkaz v patičce každého e-mailu nebo zasláním žádosti na info@AQE.cz. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

d) Klienti, dodavatelé a jejich kontaktní osoby

V rámci poskytování poradenských služeb a při spolupráci s dodavateli zpracováváme identifikační a kontaktní údaje smluvních partnerů (fyzických osob) a jejich zástupců a kontaktních osob: jméno, příjmení, pracovní pozice, organizace, e-mail, telefon, fakturační a platební údaje a obsah vzájemné komunikace.

Účel: uzavření a plnění smlouvy, fakturace, vedení účetnictví, správa vztahů s klienty, obhajoba právních nároků. Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), plnění právních povinností, zejména účetních a daňových (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), oprávněný zájem správce na řízení obchodních vztahů a obhajobě nároků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba uchování: po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu promlčecích lhůt, zpravidla 4 roky; účetní a daňové doklady po dobu stanovenou právními předpisy (5 až 10 let).

e) Osoby, jejichž údaje získáváme při poskytování služeb klientům

Při zpracování analýz, strategií, dotačních žádostí, datových projektů nebo jiných zakázek pro naše klienty (zejména obce, kraje a další veřejné instituce) se můžeme dostat k osobním údajům třetích osob obsaženým v podkladech klienta. V takových případech zpravidla vystupujeme jako zpracovatel osobních údajů podle pokynů klienta na základě smlouvy o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR); správcem těchto údajů zůstává klient. Údaje zpracováváme pouze v rozsahu a po dobu nezbytnou pro splnění zakázky.

f) Účastníci vzdělávacích a odborných akcí

Při organizaci kurzů, seminářů, konferencí a dalších akcí (včetně akcí AQE academy, s.r.o. a prostor Academy HUB) zpracováváme identifikační a kontaktní údaje účastníků, údaje o organizaci, údaje nezbytné pro vystavení osvědčení a fakturaci, a prezenční listiny.

Účel: organizace akce, plnění smlouvy, vystavení osvědčení, splnění povinností vůči poskytovatelům dotací (povinná publicita a prokazování realizace). Právní základ: plnění smlouvy, plnění právní povinnosti, oprávněný zájem. Doba uchování: po dobu stanovenou pravidly dotačního programu, jinak 4 roky od konání akce.

Na akcích mohou být pořizovány fotografie nebo videozáznamy pro účely dokumentace a prezentace činnosti AQE. O pořizování záznamů informujeme na místě; záznamy zveřejňujeme na základě oprávněného zájmu v podobě ilustračních záběrů, které nezasahují nepřiměřeně do soukromí účastníků. Proti takovému zpracování můžete kdykoli vznést námitku.

g) Uchazeči o zaměstnání a spolupráci

Pokud se ucházíte o pracovní pozici nebo spolupráci, zpracováváme údaje z vašeho životopisu, motivačního dopisu a komunikace s vámi.

Účel: výběrové řízení. Právní základ: jednání o uzavření smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem. Doba uchování: po dobu výběrového řízení a následně 6 měsíců; s vaším souhlasem můžeme životopis uchovat pro budoucí nabídky po dobu 1 roku.

5. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme především přímo od vás (formuláře, e-mail, smlouvy, registrace na akce), od vašeho zaměstnavatele nebo organizace, kterou zastupujete, z veřejně dostupných zdrojů (obchodní rejstřík, webové stránky institucí, profesní sítě) a od našich klientů v rámci poskytovaných služeb.

6. Komu osobní údaje předáváme

Osobní údaje neprodáváme ani neposkytujeme třetím stranám pro jejich marketingové účely. Přístup k nim mají pouze oprávnění zaměstnanci a spolupracovníci AQE a dále tyto kategorie příjemců:

společnosti skupiny AQE (AQE academy, s.r.o., AQE legal, s.r.o., AQE administration, s.r.o., Obce v datech, s.r.o.) v rozsahu nezbytném pro společné administrativní zázemí a poskytování služeb,
zpracovatelé, kteří pro nás zajišťují provoz webu a hosting, e-mailové a kancelářské nástroje, rozesílku newsletterů, webovou analytiku (Google Ireland Ltd. – Google Analytics), účetní a IT služby – zejména David Kostern, IČ 04398912 (hosting a správa webu), Ecomail.cz, s.r.o. (rozesílka newsletterů), Google Ireland Ltd. (Google Workspace – kancelářské a e-mailové nástroje) a externí účetní,
externí poradci – právní zástupci, auditoři, daňoví poradci,
poskytovatelé dotací a kontrolní orgány v rozsahu vyžadovaném pravidly dotačních programů,
orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá právní předpis.

Se všemi zpracovateli máme uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů, které zajišťují odpovídající úroveň ochrany.

7. Předávání do třetích zemí

Osobní údaje zpracováváme především v Evropské unii a Evropském hospodářském prostoru. Někteří z našich dodavatelů (zejména Google) mohou údaje zpracovávat i ve Spojených státech amerických. V takovém případě je předávání založeno na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-U.S. Data Privacy Framework) nebo na standardních smluvních doložkách schválených Evropskou komisí, případně na dalších vhodných zárukách podle kapitoly V GDPR.

8. Zabezpečení osobních údajů

Přijali jsme technická a organizační opatření, která chrání osobní údaje před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením nebo zneužitím – zejména šifrovaný přenos dat (HTTPS), řízení přístupových oprávnění, vícefaktorové ověřování, zálohování, pravidelné aktualizace systémů a proškolení zaměstnanců. Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují k plnění svých úkolů a jsou vázány povinností mlčenlivosti.

9. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

právo na přístup – získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a kopii těchto údajů (čl. 15 GDPR),
právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů (čl. 16 GDPR),
právo na výmaz („právo být zapomenut“), pokud údaje již nejsou potřebné nebo je zpracování protiprávní (čl. 17 GDPR),
právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
právo na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy (čl. 20 GDPR),
právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu (čl. 21 GDPR),
právo odvolat souhlas kdykoli, pokud je zpracování založeno na souhlasu (čl. 7 odst. 3 GDPR),
právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktů uvedených v části 2. Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Pro ochranu vašich údajů můžeme před vyřízením žádosti ověřit vaši totožnost.

10. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.

11. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat, zejména v návaznosti na změny právních předpisů nebo našich služeb. Aktuální znění je vždy dostupné na www.AQE.cz. Datum poslední aktualizace je uvedeno v záhlaví dokumentu.