Když se vedení úřadu rozhodne pro personální a procesní audit, víme, že narazíme na tři obavy. Frustraci z propouštění, nechuť k šťourání do zavedených návyků a strach ze samotného procesu. Všechny jsou svým způsobem oprávněné.

S čím se auditoři ve veřejné správě setkávají nejčastěji

Obavy zaměstnanců mají obvykle tři podoby. Frustrace z možného propouštění, nechuť k prověřování zavedených pracovních návyků a strach z toho, co se po člověku bude chtít. Kdo ale svou agendu vykonává správně, nedělá v týmu zbytečné dusno a je kolegům oporou, terčem výrazných změn většinou nebývá. V praxi narážíme na tři opakující se nálezy.

  • Nadbytečné pozice. S tím, jak administrace agend narůstá, nabírají se noví a noví zaměstnanci. Digitalizace a nasazení umělé inteligence přitom přinášejí výrazné úspory, které audit odhaluje. Šikovní zaměstnanci se jich nebojí a rutinní činnosti nechávají na automatizaci.
  • Neefektivita. Hloubková analýza pomocí snímkování pracovní doby a procesních auditů často ukáže, že pracovní zatížení je nerovnoměrné a velká část pracovní doby jde na málo přínosné, rutinní nebo duplicitní činnosti.
  • Odpor ke změně zavedených pořádků. Zaměstnanci se obávají nových digitálních nástrojů a striktnějších pravidel pro kontrolu výkonu. Chtějí si udržet autonomii, i když stávající systém nefunguje optimálně. Řízení změny proto hraje stěžejní roli ve fázi implementace doporučení.

Skutečný přínos auditu

Navzdory prvotním obavám je personální audit strategickým dokumentem, který by měla vítat jak politická reprezentace, tak zodpovědní úředníci. Hlavním a měřitelným přínosem je potenciál snížení provozních nákladů. Audit ukáže, kde dochází k nehospodárnému nakládání s rozpočtem, kde je agenda zvládnutelná menším počtem zaměstnanců nebo kde lze agendy sloučit, například kontrolní a provozní činnost. Realizací doporučených změn lze dosáhnout roční úspory v řádech milionů korun.

„Personální audit není trestem. Je prostředkem k vytvoření moderní, efektivní a transparentní organizace.“

Co audit není

Z naší praxe se vyplatí říct nahlas i to, co personální audit nemá být. Není to nástroj politické objednávky, kterým se zbavíte nepohodlných lidí. Audit, který má předem napsaný výsledek, není audit, ale alibi, a zaměstnanci to poznají okamžitě. Není to ani plošné škrtání procent napříč odbory. Rušit se mají činnosti, ne hlavy, a někde audit naopak ukáže, že agenda je poddimenzovaná. A není to jednorázová akce. Bez navazujícího řízení změny skončí doporučení v šuplíku a jediné, co po auditu zbude, je horší nálada.

Co udělat s uvolněnými prostředky

Úspory nemusí jít jen zpět do rozpočtu města. Efektivnější je použít je tam, kde zabrání vzniku stejného problému znovu.

  • Digitalizace a modernizace IT infrastruktury. Tedy přímo ta oblast, která nadbytečné pozice původně odhalila.
  • Vzdělávání zaměstnanců. Bez něj se nová pravidla a nástroje neujmou a audit skončí u doporučení.
  • Práce s vedoucími. Supervize vedoucích odborů, mentoring při odhalení komunikačních nedostatků, případně teambuilding jako funkční nástroj pro řešení konfliktů.

Audit definuje úkoly a priority pro fungování úřadu a otevírá prostor pro rozvoj, nejen pro udržení provozu bez strategického řízení.

Lucie Kratochvílová
Partner, vzdělávání · AQE academy

Vede divizi vzdělávání. Specializuje se na rozvoj kompetencí ve veřejné správě, akreditované programy a vzdělávání na míru.