Většina úřadů, které se ptají na umělou inteligenci, začíná otázkou „jaký nástroj“. To je ale až třetí krok. První dva jsou data a procesy a právě na nich se nasazení AI nejčastěji zadrhne.

Tenhle text je třetí ze série o umělé inteligenci ve veřejné správě. První díl mapoval, co AI na radnici reálně umí. Druhý shrnul právní mantinely. Tenhle je o přípravě, tedy o tom, co musí být na úřadě hotové, než se vůbec začne vybírat nástroj.

Bez pořádných dat je AI jen drahá hračka

Data jsou stavební materiál. Bez kvalitních cihel nepostavíte pevný dům a bez kvalitních dat nepostavíte použitelné řešení. AI nasazená nad nesourodými daty chaos neodstraní. Jen ho zrychlí a dá mu přesvědčivější formu.

Než začnete vybírat nástroj, projděte pět otázek.

  • Jsou vaše data digitalizovaná, nebo část agend stále běží na papíře?
  • Máte jednotný formát dat napříč odbory?
  • Existuje systém pro jejich pravidelnou aktualizaci?
  • Je u každé datové sady jasné, kdo za ni odpovídá?
  • Máte vyřešené zabezpečení a zálohy?

Pokud u některé z nich váháte, začíná práce tady, a z naší praxe je to dobrá zpráva. Neznamená to odložit AI o rok. Znamená to vybrat jednu agendu, u které je odpověď na všech pět otázek „ano“, a začít u ní.

Technologii nejspíš máte. Jen ji nevyužíváte

Mnoho měst se domnívá, že potřebuje nejmodernější technologie. V praxi obvykle stačí dobře využít to, co už mají. Minimální technický základ je nenáročný.

  • stabilní internetové připojení,
  • základní cloudové služby, nebo vlastní server,
  • zabezpečený přístup k datům s evidencí oprávnění,
  • software, který umí data exportovat ve strojově čitelném formátu.

Poslední bod je ten, na kterém úřady nejčastěji narazí. Systém, ze kterého data nedostanete ven, je pro AI slepá ulička bez ohledu na to, kolik za něj platíte. Tuhle otázku má smysl položit dodavateli dřív, než začnete řešit modely a licence.

Začněte procesem, ne nástrojem

Pořadí kroků rozhoduje o tom, jestli z pilotu vznikne provoz, nebo prezentace.

1. Zmapujte současný stav

Které procesy jsou už digitalizované? Kde máte největší administrativní zátěž? Které rutinní úkoly zabírají nejvíc času? Odpovědi hledejte u lidí, kteří agendu dělají, ne u těch, kdo ji řídí.

2. Identifikujte příležitosti

Nejčastěji jde o komunikaci s občany, zpracování dokumentů a přípravu podkladů pro rozhodování. Každá z těch tří oblastí má jinou náročnost na data i jinou míru rizika.

3. Nastavte priority

Začněte procesy, které jsou už digitalizované, mají jasně definovaná pravidla a přinesou viditelný výsledek do jednoho až dvou čtvrtletí. Rychlý výsledek není marketing. Je to jediný způsob, jak si udržet podporu vedení i lidí na úřadě.

„Nejtěžší na AI nejsou nástroje. Nejtěžší je mít data, o která se dá opřít rozhodnutí.“

Co dělat podle velikosti úřadu

Obce do 5 000 obyvatel

Vlastní infrastrukturu nestavte. Využijte existující cloudová řešení, zaměřte se na jedinou konkrétní agendu a hledejte spolupráci s okolními obcemi nebo v rámci obce s rozšířenou působností (ORP). Náklady na přípravu se dělí, zkušenost zůstává každému.

Města 5 000 až 20 000 obyvatel

Sestavte malý tým dvou až tří lidí napříč odbory, investujte do datové infrastruktury a rozjeďte dva až tři pilotní projekty, ne jeden. Jeden pilot je sázka. Tři jsou vzorek, ze kterého se dá učit.

Města nad 20 000 obyvatel

Řešte AI jako součást datové strategie, ne jako samostatný projekt. Klíčové je vlastnictví dat, evidence použitých modelů a pravidla pro ověřování výstupů, tedy věci, které se špatně dohánějí zpětně.

Tři kroky na nejbližší čtvrtletí

  • Datový audit. Co máte, v jakém stavu to je, co chybí a kdo za jednotlivé sady odpovídá.
  • Priority. Kde je největší příležitost, kde nejrychlejší návratnost a kde můžete uspět dřív, než se změní vedení.
  • Plán. Krátkodobé cíle na 3 až 6 měsíců, střednědobé na 6 až 18 a dlouhodobá vize, ke které obojí směřuje.

Úřady, kterým se AI osvědčila, nezačaly nákupem. Začaly tím, že si udělaly pořádek v datech jedné agendy, a teprve pak přidaly nástroj.

foto
Ivana Böhmová
Externí spolupracovnice · AQE advisors