I na malém městě obsahuje zásobník stovky potřebných projektů, na jejichž realizaci chybí peníze. Investiční potřeba v průměru přesahuje 20 až 25krát zdroje města určené pro kapitálové výdaje. Které projekty předřadit a jak to rozhodnutí odůvodnit?
Nejdřív kategorizace, pak prioritizace
Ne všechny položky strategie jsou stejného druhu, proto pro každý typ používáme jinou míru podrobnosti a projektového řízení. Typové intervence vymezují rámec opatření tam, kde konkrétní projekty ještě nelze definovat. Strategické projekty jsou pro naplnění vize klíčové a má jich být spíš méně, typicky tři až pět. Projekty běžné povahy patří do jedné sdílené evidence se základním reportingem, ve strategii se přímo neuvádějí. A mikroprojekty, tedy malé výdaje typu údržby, vyžadují v rozpočtu vyčleněnou významnou část zdrojů, protože v součtu jde o vysoké částky.
Postup hodnocení v pěti krocích
V praxi je nejběžnější metodou prioritizace metoda žádná. Rozhoduje prostá náhoda nebo preference voleného zástupce. Na opačném pólu stojí ex-ante evaluace každého záměru zjednodušenou CBA, která je ale znalostně i administrativně náročná a v praxi slouží maximálně při výběru mezi dvěma velkými projekty. Vytvořili jsme proto vlastní postup, který kombinuje expertní metody, objektivizuje výběr a přitom nechává prostor pro politické rozhodnutí.
- Vyberte atributy. Rozhodovací matice porovnává dvě báze. Náročnost tvoří atributy jako rozpočet, provozní výdaje, rizikovost a délka realizace. Přínos tvoří občanské priority, velikost cílové skupiny, potřebnost a úspory. Atributy vybírá fokusní skupina expertů, zástupců města a dalších aktérů.
- Normalizujte hodnoty. Atributy každého projektu se ocení reálnými či předpokládanými hodnotami a normalizují na stupnici 0 až 5.
- Stanovte váhy. Párovým srovnáním a výpočtem Saatyho metodou, která určuje preferenční vztahy dvojic kritérií.
- Zobrazte projekty v matici. Vážené průměry obou bází umístí každý projekt do jednoho ze čtyř kvadrantů. Začni nejdříve, tedy vysoký přínos a nízká náročnost. Důležité, tedy vysoký přínos i náročnost. Ve volných chvílích. A ztráta času, tedy projekty k přehodnocení.
- Seřaďte podle efektivity a přiložte rozpočet. Efektivita je poměr přínosu a náročnosti. Známe-li předpokládané zdroje na investice, lze označit limit a říct, na čem se může okamžitě začít pracovat.
Výhodou modelu je plná automatizace. Lze ho aktualizovat každý rok při tvorbě rozpočtu a akčního plánu. Objektivizace navíc předchází nekonečným diskuzím o potřebnosti záměrů na zastupitelstvu. Rada města samozřejmě může vybrat jakýkoli projekt, to je její právo. Náš přístup dává rozhodování znalostní kontext.
Bez vazby na rozpočet strategie umírá
Tři kroky k funkčnímu zásobníku
- Kategorizujte projekty a mikroprojektům vyčleňte pevnou část rozpočtu, ať nesoupeří se strategickými záměry.
- Hodnoťte každý rok. Model se aktualizuje v období tvorby rozpočtu, priority nejsou tesané do kamene.
- Ukažte politikům efektivitu, ne jen seznam. Seřazené projekty s vyznačeným rozpočtovým limitem mění debatu z lobbingu na rozhodování.
Vede strategické projekty pro města a kraje. Specializuje se na strategické plánování, reformy veřejné správy a ekonomiku rozvoje území.
Newsletter