Co dělat, když se do firmy chystá kontrola? Hlavně nepanikařit a v klidu se připravit. Podle našich statistik i statistik kontrolních orgánů končí nejvíce kontrol bez nálezu. Rozhoduje typ kontroly a kvalita podkladů.

Text se zaměřuje primárně na kontroly podnikatelů v programu OP TAK, principy jsou ale u všech programů podobné. První otázka vždy zní stejně. Jaká kontrola se k nám vlastně chystá? Právě typ kontroly rozhoduje o průběhu i o podkladech, které je nutné připravit.

Tři základní typy kontrol

  • Monitorovací návštěva. Nejméně závažná. Vykonává ji projektový manažer s doprovodem, tedy často někdo, koho z realizace projektu znáte. Většina návštěv se uzavře během jednoho dne. Úředníci ověřují, zda projekt v daném místě skutečně probíhá a zda stav odpovídá předkládaným dokumentům.
  • Kontrola na místě. Vykonává ji odbor kontroly Ministerstva průmyslu a obchodu na základě kontrolního vzorku. Čím nákladnější projekt, tím vyšší pravděpodobnost kontroly, prvek náhody ale umožňuje kontrolovat i nejmenší projekty. Na místo přijede více kontrolorů, část se zaměřuje na věcnou stránku, část na výběrová řízení. Podklady si odvezou a doptávají se, průběh zabere týdny až měsíce.
  • Audit operace. Nejpodrobnější, vykonává ho Auditní orgán Ministerstva financí. Auditoři stráví ve firmě několik dní, vyžádají si většinu podkladů a dožadují další v pětidenních lhůtách. K návrhu auditní zprávy se lze vyjádřit. Auditní orgán je ostatním kontrolním orgánům fakticky nadřízený a jeho závěry jsou závazné.

Okrajově se může objevit kontrola finančního úřadu zaměřená na porušení rozpočtové kázně. Finanční správa v posledních letech vydala metodické pokyny, které z ní udělaly lídra v přiměřeném posuzování dotačních nedostatků. Specifickým typem je oponentní řízení na konci výzkumně vývojových projektů, kde řešitelé odborným oponentům dokládají, že zadaný úkol úspěšně vyřešili.

Všechny kontroly jsou ohlášené

Kontroly se domlouvají dopředu telefonicky tak, aby na místě mohl být jednatel nebo pověřený pracovník s plnou mocí. Kontrola má jasný mandát a rozsah, který orgány před zahájením posílají datovou schránkou. Většina kontrolních skupin vyjíždí z Prahy, Auditní orgán má pracoviště i v Olomouci.

„Nejvíc kontrol končí bez nálezu. Mluví se ale vždy o té jedné, která dopadla špatně.“

Co mít připravené, než kontrola zazvoní

Z naší praxe se kontroloři nejčastěji ptají na stále stejný okruh podkladů. Žádosti o platbu s podklady k vyúčtovaným výdajům. Kompletní dokumentaci výběrových řízení včetně zdůvodnění hodnocení. Oddělené účetnictví projektu. Doklady o publicitě, tedy označení místa realizace a povinné prvky na výstupech. Evidenci pořízeného majetku s označením, že byl hrazen z dotace. A platné znění smluv včetně dodatků. Kdo má tyhle podklady v jednom šanonu či složce, má většinu kontroly za sebou dřív, než začala.

Jak se připravit

  • Objednejte si kontrolu nanečisto. Poradce simuluje činnost kontrolních orgánů a vyžaduje doložení podkladů k žádostem o platbu či výběrovým řízením. Výstupem je zpráva s identifikací rizik a nápravnými opatřeními.
  • Zkompletujte podklady předem. U ostré kontroly pomůže poradce s přípravou a jako nezúčastněná osoba zklidní emoce na obou stranách.
  • Nastavte komunikační strategii. Odpovídat přesně na položené otázky, ani příliš málo, ani moc. A na dodatečné výzvy k doplnění reagovat včas.
foto
Nicole Benedicty
AQE advisors