Digitalizace a modernizace veřejné správy slibují zrychlení, zjednodušení a vyšší efektivitu. Přesto se jejich realizace potýká s významnými problémy. Jedním z největších je odpor vůči změnám.

Přirozený strach z neznámého

Když se řekne změna, většina z nás si automaticky představí stres a nejistotu. Nové systémy, nové postupy a hlavně nové technologie znamenají pro mnoho lidí ve veřejném sektoru riziko, že nezvládnou nové požadavky nebo ztratí dosavadní jistotu. Zaměstnanci pracují v zaběhnutých rutinách, které se léta neměnily. Co když se to pokazí? Budu se muset učit něco nového? Kdo bude odpovědný za chyby? Takové otázky si klade většina úředníků.

Chybějící komunikace jako spouštěč

Mnoho modernizačních projektů selhává, protože zaměstnanci nevědí, proč se změny vlastně dějí. Když se vysvětlí pouze výsledek, například že se zavede nový systém, ale už ne cesta, která k němu vede, lidé změny nechápou a odmítají je. Zaměstnanci potřebují vědět, že novinky nejsou módní výstřelek, ale že mají reálný přínos pro jejich práci. Pokud chybí jasné vysvětlení a zapojení lidí do procesu, je odpor prakticky zaručen.

V čem je veřejná správa jiná než firmy

Podobné problémy mají při zavádění inovací i firmy, rozdíl je ale zásadní. Veřejná správa má složitější hierarchii a procesy, které jsou místy regulovány zákony. I drobná změna může znamenat úpravu legislativy, proškolení stovek lidí a přestavbu celého systému.

„Většinu regulací si úřady dělají samy. Směrnice se vytváří na všechno a zdravý rozum se vytrácí.“

Jak odpor překonat

  • Zavádějte změny postupně. Místo revolučních kroků po částech a s pečlivým vyhodnocením každého kroku.
  • Vzdělávejte. Lidé odmítají technologie, které neznají. Když vidí, že jim školení opravdu pomáhá, přijímají změny snáz.
  • Vtělte inovace do DNA organizace. Nové postupy musí být vyžadovány a zároveň musí být tolerováno, že změna nese i částečné riziko neúspěchu.
  • Veďte změnu shora, ale se zapojením těch, kdo ji budou používat. Vedoucí mají být ambasadory změny a lidé musí vidět konkrétní přínosy, třeba méně papírování. Pokud mají pocit, že je změny jen zatěžují, úspěch je nemožný.
Jan Havránek
Partner · AQE advisors

Vede strategické projekty pro města a kraje. Specializuje se na strategické plánování, reformy veřejné správy a ekonomiku rozvoje území.